Deutsche Unternehmen sind seit 01.01.2002 gesetzlich verpflichtet auch elektronisch erzeugte Dokumente (z.B.: E-Mails) in ihrem original Zustand,  also wieder elektronisch zu archivieren (lt. GDPdU).

Die Anforderungen für eine gesetzeskonforme Archivierung sind nicht eindeutig aus den Gesetzestexten zu entnehmen.
Die Ableitung einer konformen Archivierung erfolgt im Wesentlichen aus den Gesetzen der AO, HGB, BSDG, Sarbanes Oxley sowie der Richtlinien GOBS, GDPdU und andere. Aber was fordert der Gesetzgeber von Ihnen? Derzeit werden lediglich folgende Punkte genannt: Alle gesetzlich relevanten Dokumente müssen im Originalformat, unveränderbar und unmittelbar vorgehalten werden. Darüber hinaus fordert der Gesetzgeber, dass Sie diese Daten zeitnah bereitstellen müssen.

Wir bieten Ihnen Lösungen für alle Ihre Archivierungsaufgaben.
Archivierung und Dokumentenmanagement mit Accantum einem modernen und Webbasierenden System zur Dokumentenarchivierung und -Verwaltung.

Alle unsers Archivierungs-Produkte sind einfach zu Implenmentieren und benötigen keine umfangreichen Installationen oder Änderungen an Ihren vorhandenen Programmen Systemen.

Zwei Beispiele aus unseren Archiv-Produkten:

ACCANTUM:
Archivierung und DMS (Dokumentenmanagement), ab sofort sind alle Informationen für jeden Mitarbeiter im Unternehmen abrufbar. Die Zugriffsrechte können dabei so verwaltet werden, dass die Informationen nur für denjenigen erreichbar sind, für den sie auch relevant sind. Ab sofort gibt es nur noch eine Ablage und alle Belege, Papiere, Formulare und Informationen sind geordnet für jeden jederzeit zugänglich. Unsere Software für Dokumenten Management wird den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu 100% angepasst. Über eine einfache Bedienoberfläche navigieren Sie sich durch Ihre Unterlagen.


EMA (E-Mail Archivierung):
Innerhalb kürzester Zeit kann EMA® in Ihre bestehende IT- und E-Mail-Infrastruktur integriert werden und ist sofort betriebsbereit. EMA® funktioniert dabei unabhängig vom vorhandenen Mailserver, Hardwarekomponenten und Betriebssystemen. Zur Inbetriebnahme werden keine Komponenten auf Ihrem Mailserver installiert, ausgetauscht oder in der Funktion verändert. Eine reibungslose implementierung ist somit garantiert und kann in aller Regel im laufenden Betrieb erfolgen. Nach abgeschlossener Installation wird jede ein-, ausgehende oder interne E-Mail von EMA® automatisch im Originalformat (SMTP, RFC 822) verschlüsselt, digital signiert und mit einem digitalen Zeit- und Datumsstempel im Archiv abgelegt. Jedes Dokument wird von EMA® automatisch indiziert und unmittelbar in die Volltextsuche integriert. Dies gilt neben der E-Mail auch für Anhänge, die automatisch indiziert werden.